(SGTT) - Theo đại diện các doanh nghiệp, hiệu suất không chỉ đến từ KPI mà là kết quả của một hệ thống tổ chức vận hành hiệu quả, minh bạch và có chiến lược rõ ràng. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất bền vững cho doanh nghiệp mà còn giúp nhân sự phát huy năng lực, góp phần giữ chân người lao động lâu dài.
- Hội thảo chuyên đề ‘Ma trận hiệu suất: Từ chiến lược đến vận hành’
- Lương tối thiểu và năng suất ‘tối thiểu’
Sáng ngày 10-7, hội thảo với chủ đề “Ma trận hiệu suất: Từ chiến lược đến vận hành” do Tạp chí Kinh tế Sài Gòn (Saigon Times Group) phối hợp cùng Công ty cổ phần Nhân lực BCC tổ chức tại TPHCM. Sự kiện quy tụ hơn 150 khách mời là các CEO, giám đốc nhân sự, chuyên gia tư vấn và nhà quản lý đến từ nhiều lĩnh vực.
Tại hội thảo, ông Phạm Hữu Chương, Phó tổng biên tập Tạp chí Kinh tế Sài Gòn, cho biết hiệu suất từ lâu là mối quan tâm hàng đầu của cộng đồng doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bối cảnh thị trường liên tục thay đổi từ cách thức làm việc cho đến công nghệ, hiệu suất doanh nghiệp trở thành một vấn đề phức tạp hơn.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đầu tư mạnh mẽ vào phần mềm, hệ thống đo lường nhưng hiệu suất chưa cải thiện như kỳ vọng. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp cần một góc nhìn toàn diện hơn, vượt khỏi khuôn khổ của công cụ.
KPI không đạt: Nhân viên kém hay quy trình có vấn đề?
Tại hội thảo, bà Nguyễn Ngọc Trâm, CEO Phòng Nghiên cứu thương mại hóa chất xám tại Mỹ, Cố vấn thuộc Ủy ban Hiệp hội Luật sở hữu trí tuệ Mỹ, cho biết tại Mỹ, người ta xem hiệu suất là hệ quả tự nhiên của một hệ thống tổ chức được thiết kế hợp lý. Họ không chỉ chú trọng vào KPI (chỉ số đánh giá hiệu quả công việc), mà xem hiệu suất như là hệ quả của một quá trình vận hành tốt gồm nhiều phần hợp nhất với nhau. Khi hệ thống hoạt động trơn tru, hiệu suất sẽ tăng lên.
Trong khi đó tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn thường gắn hiệu suất quá nhiều với KPI. “Khi KPI không đạt, một số lãnh đạo công ty thường đổ lỗi cho nhân viên, mà ít xem xét lại toàn bộ quy trình, cấu trúc hệ thống. Thực tế, hiệu suất phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như quy trình, cấu trúc tổ chức và cách tối ưu hóa hệ thống”, bà Trâm nói.
Bà Trâm đã đưa ra dẫn chứng một công ty đặt KPI tăng doanh số 20%, trong khi hệ thống kho, quy trình giao hàng và phần mềm CRM (phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) đều lỗi thời, kết quả là hiệu suất giảm. Thay vì tiếp tục “siết KPI”, công ty này đã tái thiết kế hệ thống, cải thiện luồng công việc và cập nhật nền tảng hỗ trợ. Sau khi tái thiết kế, hiệu suất không những phục hồi mà còn tăng thêm 30%.
Nói thêm về KPI, ông Trịnh Thanh Cần, Tổng giám đốc Công ty Chứng khoán Kafi, cho rằng KPI là một công cụ quan trọng nhưng cũng có thể là con dao hai lưỡi. Về chất lượng KPI, nếu được thiết kế đúng, KPI đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp cá nhân và tập thể định hướng rõ mục tiêu. Người làm tốt được ghi nhận và tưởng thưởng xứng đáng, người chưa đạt có cơ hội học hỏi, cải thiện thay vì bị cào bằng. Ngược lại, nếu không có KPI hay không có công cụ đo lường rõ ràng thì bộ máy dễ rơi vào trạng thái “nghỉ việc thầm lặng”, nhân sự đi làm mỗi ngày nhưng không rõ bản thân đang làm vì mục tiêu gì.
Tuy nhiên, nếu KPI được đặt ra không phù hợp với năng lực nội bộ hoặc thiếu công cụ hỗ trợ triển khai thì có thể trở thành áp lực và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần nhân viên. Vì vậy, việc thiết lập KPI phải dựa trên chiến lược và văn hóa rõ ràng của công ty. KPI cần phải được thiết kế và triển khai phù hợp với từng ngành, lĩnh vực cụ thể, không thể áp dụng một cách chung chung.
Với hơn ba thập niên hoạt động, trong hành trình duy trì hiệu suất và giữ chân nhân tài tại doanh nghiệp, ông Trần Minh Tâm, Chủ tịch Hội đồng quản trị TTT Corporation (công ty chuyên về thiết kế, thi công nội thất), cho biết TTT Corporation có khái niệm “No superman” (không ai là siêu nhân) bởi công ty luôn coi trọng mỗi người đều là một phần của hệ thống.
Đặc biệt, công ty không trông đợi vào một vài nhân sự “ngôi sao” để gánh hiệu suất, mà phân công việc thành những phần nhỏ, xây dựng quy trình chuẩn và chú trọng đến sức mạnh của làm việc đội nhóm.
Ông Tâm cho hay, một trong những trụ cột để TTT Corporation duy trì hiệu suất ổn định là chuyển đổi số. Doanh nghiệp này đã sử dụng nhiều công cụ như ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (hệ thống quản lý quan hệ khách hàng), MS Project (ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft)… nhằm số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến dự án, nhân sự, tài chính và tiến độ công việc.
“Khi các thông tin được minh bạch hóa trong hệ thống, sẽ giúp các phòng ban phối hợp hiệu quả hơn, giảm phụ thuộc vào trao đổi thủ công và cảm tính. Điều này cũng giúp tăng lưu lượng dữ liệu xử lý, từ đó cải thiện hiệu suất”, ông Tâm nhận định.
Tuy nhiên, ông Tâm cũng chỉ ra một thách thức phổ biến trong quá trình này là bài toán “con gà và quả trứng” giữa quy trình kinh doanh và giải pháp số hóa.
“Doanh nghiệp nên xác định rõ quy trình kinh doanh trước, rồi mới chọn công cụ công nghệ phù hợp. Nếu không, rất dễ rơi vào cảnh công nghệ không phục vụ đúng nhu cầu, gây lãng phí nguồn lực”, ông Tâm lưu ý.
Hiệu suất bền vững bắt đầu từ 6 tầng nền tảng
Theo một số đại diện doanh nghiệp, chiến lược chuyển từ “chạy theo KPI” sang “thiết kế tổ chức hiệu suất”, môi trường minh bạch không chỉ mang lại hiệu quả kinh doanh, mà còn giữ chân được người lao động.
Để xây dựng hiệu suất bền vững, bà Nguyễn Ngọc Trâm, CEO Phòng Nghiên cứu thương mại hóa chất xám tại Mỹ, cho biết các doanh nghiệp cần phải được xây dựng từ sáu tầng nền tảng là chiến lược, cấu trúc công ty, luồng công việc, văn hóa, dữ liệu và con người. Mỗi tầng là một mắt xích trong chuỗi vận hành và sự thiếu hụt hoặc sai lệch ở bất kỳ tầng nào cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Một số doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn cố áp dụng công cụ quản trị hiệu suất, mà không đánh giá điểm nghẽn hệ thống, dẫn đến hiệu quả thấp hoặc phản tác dụng. “Không nhất thiết doanh nghiệp nhỏ phải triển khai đầy đủ cả sáu tầng ngay từ đầu. Thay vào đó, doanh nghiệp hãy xác định tầng nào đang là điểm nghẽn. Trong một năm, doanh nghiệp cố gắng chỉ xử lý một điểm nghẽn, tập trung chỉnh từng tầng một”, bà Trâm nói thêm.
Chia sẻ thêm về chiến lược nâng cao hiệu suất làm việc, ông Trần Hoàng Bảo, Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Nhân lực BCC, đã nêu ra ba giải pháp chính nhằm khai thác tối đa năng lực làm việc của đội ngũ nhân sự. Thứ nhất, công ty của ông đã thành lập bộ phận chuyên trách về giám sát hiệu suất, có thể là một ban, tổ hoặc cá nhân được giao phụ trách theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc. Bởi nếu không có người chịu trách nhiệm cụ thể thì việc duy trì hiệu suất dễ bị bỏ quên.
Thứ hai, công ty còn tối ưu hóa toàn bộ hệ thống tổ chức và quy trình vận hành. Công ty rà soát lại cơ cấu quản trị, phân bổ lại vai trò để bảo đảm rằng tất cả mọi người đều được tạo điều kiện tham gia, cống hiến và phát huy tối đa năng lực. Các quy trình cũng được đơn giản hóa, rõ ràng và nhất quán để tạo ra sự trơn tru trong phối hợp nội bộ.
Thứ ba là trong năm 2025, Công ty cổ phần Nhân lực BCC đẩy mạnh một chiến lược mới là tối đa hóa hiệu suất con người dựa trên "tâm thế làm việc", thay vì chỉ tập trung vào lương thưởng hay chỉ tiêu. Cụ thể, công ty đang "cài đặt" trong đội ngũ tâm thức và tư duy tích cực như tinh thần đương đầu và vượt khó; tác phong làm việc tốc độ; ý thức tiết kiệm và biết quý nguồn lực chung; tư duy hiệu quả thay vì tư duy thành tích (hướng đến kết quả thực chất và giá trị mang lại chứ không chỉ là hoàn thành công việc cho có)…
Ông Bảo tin rằng khi "tâm thế làm việc" đúng được định hình, thì dù có tăng lương hay không, hiệu suất vẫn sẽ tăng. Ngược lại, nếu nhân sự không có tư duy và thái độ đúng đắn thì mọi chính sách đãi ngộ cũng khó phát huy được hiệu quả thực sự. Đây là giải pháp mà chúng tôi xem như một nền tảng sâu và bền vững để thúc đẩy con người phát triển, từ đó nâng hiệu quả chung của toàn doanh nghiệp
Ngoài ra, theo bà Trâm, để đánh giá lại hệ thống hiệu suất, doanh nghiệp có thể đặt ra một số câu hỏi cốt lõi như chiến lược có rõ ràng và được truyền thông nhất quán không? Vai trò và quyền hạn liệu có minh bạch? Dữ liệu và luồng công việc có trơn tru không? Nhân sự có công cụ làm việc và người dẫn dắt hiệu quả không?...
Bà Trâm nhấn mạnh hiệu suất không phải là thứ có thể áp đặt bằng mệnh lệnh hay bảng điểm chỉ tiêu. Nó là kết quả của một hệ sinh thái tổ chức tốt, nơi con người được đặt vào đúng vai trò, được dẫn dắt, trao quyền và hỗ trợ bằng hệ thống vận hành hợp lý.
